O que entra na gestão de documentos
SST gera uma quantidade grande de papéis e arquivos: programas como PGR e PCMSO, laudos, ASOs, fichas de treinamento, comprovantes de entrega de EPI, atas e o PPP. Cada um tem responsável, periodicidade de revisão e regras próprias de guarda. A gestão documental junta tudo em um único mapa.
Prontuários e sigilo médico
O prontuário clínico ocupacional é o ponto mais sensível. Contém histórico de saúde, resultados de exames e observações do médico, e por isso está sob sigilo profissional. A NR-7 trata do registro e da guarda desses dados, e o acesso deve se limitar a quem tem competência para isso.
- O ASO vai à empresa: traz função, riscos, exames realizados e a conclusão de aptidão, sem diagnóstico.
- O prontuário permanece sob guarda do médico responsável, com acesso restrito.
- O trabalhador pode solicitar cópia de seus próprios dados.
- Exames de maior sensibilidade não circulam por e-mail aberto ou grupos de mensagem.
Como a MT10 estrutura o serviço
- Inventário: listamos o que a empresa tem, em papel e em meio digital, por unidade e por colaborador.
- Mapa de guarda: definimos para cada tipo de documento responsável, local, prazo de revisão e regra de guarda segundo a norma.
- Padronização: nomes de arquivo, pastas por colaborador e por tipo, e rotina de upload.
- Alertas de vencimento: o RH é avisado sobre revisões, reciclagens e exames que se aproximam.
- Controle de acesso: separamos o que é do RH, o que é do médico e o que é do trabalhador.
Checklist do RH
- Existe uma pasta por colaborador, com ASOs e treinamentos, separada de qualquer informação clínica?
- Os documentos de empresas terceirizadas ou de obras estão no mesmo padrão?
- Há versão anterior dos programas guardada, para mostrar a evolução quando for pedido?
- Quem tem acesso às pastas está definido por escrito?
- Os documentos de ex-funcionários seguem uma regra de guarda, e não são descartados por falta de espaço?
Erros comuns
Em escritórios e comércios, o problema mais frequente é a documentação dispersa em computadores pessoais. Em construtoras, é a documentação de obra que não volta para a matriz. E, em qualquer setor, imprimir resultados de exames e deixá-los na mesa do departamento pessoal já configura quebra de sigilo.
Também tratamos dados pessoais de saúde com cuidado em relação à legislação de proteção de dados vigente. Pontos jurídicos específicos devem ser confirmados com o advogado da empresa.
Se a empresa prefere uma revisão externa antes de organizar, comece pela auditoria de SST.